Come organizzare l'agenda lavorativa

Scadenze, riunioni, consegne, appuntamenti con i clienti: impossibile memorizzare tutti gli impegni lavorativi. Proprio per questo motivo, del resto, esistono le classiche agende personalizzate, le quali possono essere giornaliere, settimanali, tascabili e persino flessibili. E non è tutti qui: oltre a questi preziosi taccuini personalizzabili, il mondo digitale ci viene incontro con delle app formidabili, capaci di accompagnarci dal desktop allo smartphone.

Parliamo di Google Calendar, ma anche di strumenti ancora più specifici, come Toodledo, Sunrise e Calengoo, solo per nominare alcuni. Insomma, di possibilità, sia nel mondo cartaceo che nel mondo digitale, ne esistono davvero tante. Il problema, però, è capire come sfruttare al meglio la propria agenda per migliorare la propria giornata lavorativa.

Come usare al meglio un'agenda per lavoro?

Proprio così: le agende personalizzate sono un oggetto molto comune, eppure non sono tante le persone capaci di sfruttarle davvero al meglio. Anzi, in molti casi, appena acquistata una nuova agenda – o appena scaricata una nuova app – si parte carichi di entusiasmo e pieni di buoni propositi, convinti che basti possedere quello strumento per essere più organizzati. Non è affatto così: anche per utilizzare un'agenda, infatti, ci vuole del metodo.

In primo luogo, è necessario creare una routine quotidiana. Ogni giorno è dunque necessario dedicare alcuni minuti alla gestione dell'agenda, inserendo tutti i nuovi incontri. Il momento perfetto per questo compito è la sera, a fine giornata, appena prima di lasciare l'ufficio: in questo modo si avrà la certezza di segnare ogni nuovo appuntamento, e in più si avrà l'opportunità di organizzare alla perfezione ogni singolo passaggio della giornata successiva, passando con disinvoltura tra un impegno e l'altro. Il vantaggio di partire già di prima mattina sapendo tutto quello che va fatto, infatti, è impagabile.

In secondo luogo, l'agenda deve essere sempre con noi. L'agenda cartacea, dunque, deve essere sempre nel nostro zaino o nella nostra borsa, mentre l'agenda digitale, beh, deve essere sempre raggiungibile attraverso il nostro smartphone o tablet.

Terza regola fondamentale da non trascurare è la precisione, in tutti i casi. Chi non ha delle giornate particolarmente dense di impegni diversi avrà infatti la tendenza ad essere piuttosto vago, inserendo degli impegni 'alla mattina' e altri 'nel pomeriggio'. Sbagliato: anche nel caso di giornate con pochi appuntamenti, è sempre meglio indicare un orario preciso (ad esempio '10.30: meeting; 14.00: Call cliente Rossi'). In questo modo, con una sola rapida occhiata, si potrà sapere in quali orari è possibile infilare altre attività e in quali invece non c'è assolutamente spazio.

I più esperti nell'utilizzo delle agende lavorative, inoltre, riescono a sfruttare questi taccuini anche per rendere più produttive e meno stressanti le proprie giornate. Nell'organizzare le giornate a venire, per esempio, si può decidere di fissare i compiti più difficili nelle prime ore della giornata, quando la nostra mente è più vivace. Non è tutto. Una volta imparato a gestire al meglio il proprio tempo, sarà possibile annotare non solo l'orario di inizio dei propri impegni futuri, ma anche l'orario stimato in cui si sarà nuovamente liberi, così da ottimizzare al massimo la propria giornata lavorativa.